טיב אירוע לעסקים תחילה תלויה בעיקר במיקום, המעטפת, שצריכה להחזיק את המאורע באופן מיומנת, מאורגנת ועניינית. אי אפשר למצוא אנחנו מדברים בתפאורה שקטה ויפה אלא אל כל המכלול הקשור למקום המאורע, צוות, הגברה, תאורה ומנהלי עבודה. מיקום האירוע חייב לתכנן בראשית הטכניקה כל לסגנון האירוע ולמטרה החשובה לשמה הוא נערך. צריך לדאוג בגלל האווירה שהמקום יוצר מומלצת לאופיו של האירוע וכן למסר החשוב ביותר אותו אתם מבקשים להעביר לקהל היעד. מלבד המיקום הגיאוגרפי העדפת האולם כוללת וגם את העיצוב והתפאורה לאירוע עצמו. כגון כמעט בכל הצגה טובה יש להכין מראש את הבמה לקראת בוא השחקנים.

מומלץ לדעת שהפקת אירועים במרכז כנסים\מלון\מרכז כנסים צופנת בתוכה ייתרונות שונים כגון מערך הגברה ותאורה משודרגות, צוות רחב, ניסיון ומיומנות, אך מייקרים את עלויות ההפקה. לעיתים דווקא השונה והלא קונבנציונלי יכול שיהיה יכול לסלול את הדרך להצלחתו של המאורע. הוצאת אנשי העסקים מחוץ לאולם הכנסים למקום ותפאורה שונים עשויה לעשות חלק מן העבודה שלכם. מכיוון שאם האווירה מעולה אורחים מרגישים טוב זה יקשיבו יותר, הם יהיו פתוחים לרעיונות חדשים ולכם יכול שיהיה נוח יותר לפנות אליהם. שירותי הפקת אירועים היום עשויות לעצב אירועים בסגנונות מגוונים בהתאם לנושא המרכזי ויודעות כיצד להתאים מקומות ספציפיים לקהל מסויים, כמעט כל האירוע של והמוטיבים שלו. בעת האחרונה הפכו אירועי הקונספט להפקות ענק ייחודיות ומרתקות המשאירות טעם טוב בפה ומצליחות להטמיע את הרעיון בליבם האורחים.

כיום ניתן לפנות אל חברת הפקת אירועים עסקיים על פי רוב כמעט בכל מקום, ממקומות סטנדרטיים כמו גני אירועים, בתי מלון, חדרים פרטיים במסעדות ואולמות כנסים. או באתרים שעוזרים להוציא את האורחים מן המסגרת כגון חוף הים, אירועים בחיק הטבע או לחילופין כפר נופש. זה לעשות חוויה ולתת לאירוע ערך מוסף מלבד הסיבה לשמה כונס. מה שמומלץ לדעת זה שאסור לשכוח את הרעיון המרכזי. בחירת אזור בעל אופי מיוחד לגמרי מן הסיבה עלולה להסיט את כמעט כל תשומת הלב מן הרעיון העיקרי ועל כן ההתאמה חייבת להיות מושלמת. במידה ש המקום אחר במעט מן האווירה\רעיון\מטרה הינכם יכולים למלא את הפערים על ידי יצירת תכנים רלונטיים נוספים, כאלו שיעזרו למקד ולפקס את האורחים שבסופו של דבר באנו לכאן לדבר ביזנס.

דגש אחר זה מרחק מציבור היעד, "כאשר מוחמד לא בא אל ההר יבוא ההר למוחמד", ציטוט זה כנראה טוב אם כאשר תאלצו את המוזמנים שלכם לנסוע כמה שעותשלכםשלנו יש סיכוי שחלקם פשוט איננו יגיע, או לחילופין יבוא במצב של קשב נמוך (בדיוק ההפך ממה שאתם רוצים). במידה ש אתם מפיקים אירוע עסקי ואתם מודעים בגלל ש מרבית האורחים באים מאזור גוש דן עדיף שלא לבצע אותו בצפון הארץ הרחוק,

בגלל שיש סיכוי שהם לא יטרחו להופיע. ארגון אירוע, אף כאשר הוא מתקיים בגן אירועים או לחילופין אולם ידרוש גם השכרת ציוד לאירועים אשר יהיה דרוש עבורנו כבעלי המאורע לקיומו הסדיר. ציוד כמו: מסכים, מקרנים או לחילופין השכרת ציוד הגברה נכון למען האירוע שבבעלותנו. קיימים הרבה שירותים ש יציגו שירות מיוחד של השכרת ציוד אירועים. ציוד כמו: מערכת הגברה, מקרנים ומסכים, גנראטורים, מערכות תאורה, פלזמות וכדומה.